Opgelet! Elektronisch betaalmiddel verplicht vanaf 1 juli 2022

Vanaf 1 juli 2022 wordt elke onderneming verplicht minstens één elektronisch betaalmiddel aan te bieden. Die nieuwe wetgeving komt er op initiatief van minister van Financiën Vincent Van Peteghem (CD&V) die het voorstel eerder dit jaar al op tafel gooide. Nu wordt het opgenomen in de programmawet en dat betekent dat u binnenkort ook elektronisch betalen als mogelijk betaalmiddel moet aanbieden. Maar wat valt er allemaal precies onder elektronisch betalen volgens die nieuwe wet?

Wat zegt de nieuwe wet?

Alle ondernemingen die met consumenten te maken hebben, ongeacht de grootte van de onderneming, moeten vanaf 1 juli 2022 minstens één oplossing aanbieden aan hun klanten waarmee zij hun aankopen elektronisch kunnen betalen. Daaronder vallen alle oplossingen die momenteel op de markt verkrijgbaar zijn: vaste of draagbare betaalterminals, contactloze betalingen via smartphone of smartwatch, Payconiq … Ondernemingen zijn vrij om zelf te kiezen welke oplossing hen het meest geschikt lijkt voor hun zaak. Opgelet! De wetgeving verbiedt het om bijkomende kosten zoals transactiekosten te factureren aan klanten die elektronisch betalen.

Voor wie geldt de nieuwe wetgeving?

Onder de noemer ‘onderneming’ vallen volgens het Wetboek van Economisch Recht (WER) alle natuurlijke of rechtspersonen die duurzaam een economisch doel nastreven, met inbegrip van hun verenigingen. Concreet is dat:

• iedere natuurlijke persoon die zelfstandig een beroepsactiviteit uitoefent (bv. een eenmanszaak, een zaakvoerder, een vennootschap, een kunstenaar …);
• iedere rechtspersoon (elke vennootschap, vzw of stichting);
• iedere andere organisatie zonder rechtspersoonlijkheid (bv. een maatschap).

Dat betekent dus dat het niet alleen gaat om ondernemingen in de gebruikelijke zin van het woord, ongeacht hun grootte, maar ook om vrije beroepen en alle personen, overheden, verenigingen … die op permanente basis economische activiteiten uitvoeren gericht op consumenten.

Wat met maaltijdcheques?

Betalingen met maaltijd-, eco- of consumentencheques vallen niet onder elektronisch betaalmiddel volgens de nieuwe wetgeving, zelfs niet wanneer ze met een kaart worden verricht. Hetzelfde geldt voor cryptomunten en andere virtuele munteenheden.

En met cashbetalingen?

Elektronisch betalen mag volgens de nieuwe wetgeving niet in de plaats komen van cashbetalingen. Die moeten dus nog steeds worden aanvaard. Elektronisch betalen moet daarop een aanvulling zijn.

Waarom moet u het aanbieden?

Voor de consument

Elektronisch betalen was al langer dan vandaag vrij ingeburgerd, maar Covid-19 heeft deze tendens alleen maar versterkt. Cashbetalingen werden in de volle pandemie namelijk afgeraden, en die gewoonte lijkt tot op vandaag niet te verdwijnen. Uit cijfers van Worldline blijkt dat het aantal elektronische betalingen elk jaar met ongeveer 10% stijgt. In 2021, in de volle pandemie, steeg het zelfs met 14,5%. Momenteel zitten we boven de 2 miljard elektronische betalingen per jaar hier in België. Ook blijkt uit onderzoek dat de consument verwacht elektronisch te kunnen betalen. 63% van de consumenten ervaart het namelijk als vervelend tot extreem vervelend wanneer die niet elektronisch kan betalen. We kunnen er niet om heen – steeds minder mensen hebben tegenwoordig nog cash op zak.

Tegen belastingfraude

De uitbreiding van elektronisch betalen maakt anderzijds ook deel uit van het actieplan tegen belastingfraude dat Van Peteghem dit voorjaar op de regeringstafel gooide.

Voor uw eigen gemak

Maar ook voor u zijn er tal van voordelen verbonden aan het aanbieden van een elektronisch betaalmiddel. Elektronische betalingen zijn vaak handiger dan cashbetalingen en kunnen u tijd en geld besparen.

• makkelijke transacties: bespaar tijd en geld met eenvoudige en snelle transacties;
• meer veiligheid: diefstal, (reken)fouten en valse biljetten worden verleden tijd;
• vereenvoudigd beheer: transacties worden automatisch getraceerd wat het financieel en administratief beheer van de onderneming vergemakkelijkt;
• Lagere kosten: het beheren van cash is een hoge (verborgen) kost voor bedrijven;
• Meer klanttevredenheid: onderscheid u van andere ondernemingen en houd klanten tevreden door meerdere betaalmogelijkheden aan te bieden.

Welk systeem voor uw zaak?

1. Met de kaart

Wenst u uw klanten met de kaart te laten betalen, dan heeft u keuze tussen 3 betaaloplossingen:

• een vaste betaalterminal: deze wordt naast de kassa geplaatst. Betalen uw klanten altijd aan de kassa? Dan is dit de betaaloplossing voor u;
• een mobiele betaalterminal: deze kan naast de kassa geplaatst worden maar kan ook mee op pad worden genomen. Wandelt u vaak rond in uw zaak, kunnen klanten aan tafel betalen of gaat u vaak op locatie? Dan is de mobiele betaalterminal de handigste oplossing;
• een kaartlezer of pinpad: dit koppelt u aan uw smartphone of tablet en dient voor zowel betalingen aan de kassa als op verplaatsing. Indien u slechts enkele elektronische kaartbetalingen per maand ontvangt, dan is deze oplossing voldoende.

Niet onbelangrijk! Voor een mobiele oplossing moet u in uw zaak of onderweg een wifi- of 3G-verbinding hebben. Een vast toestel kan ook via een internetkabel verbinding maken.

Kopen of huren?

De terminal kan u kopen of huren. Op lange termijn is een aankoop voordeliger. Bovendien is de aankoop van een betaalterminal vandaag nog voor 125% fiscaal aftrekbaar. Transactiekosten komen er ook bij kijken, maar er zijn providers die voordelige transactieabonnementen aanbieden.

Welke betaalkaarten?

U kan ook kiezen welke betaalkaarten u al dan niet aanvaardt: Bancontact, Maestro, Mastercard, Visa … De meeste terminals aanvaarden alle kaarten, maar u kan nog steeds zelf beslissen welke u wenst te aanvaarden. Kijk hiervoor naar het type klanten dat bij u over de vloer komt. Bij veel buitenlandse klanten is het niet slecht naast Bancontact ook Maestro, Mastercard en Visa aan te bieden. Verkoopt u veel voeding? Overweeg dan zeker maaltijd- en ecocheques.

De aankoop van een betaalterminal is vandaag nog voor 125% fiscaal aftrekbaar

2. Met de smartphone

Elektronische betalingen via de smartphone zijn volgens de nieuwe wetgeving eveneens toegelaten als elektronisch betaalmiddel. Dergelijke betalingen gebeuren contactloos via ofwel NFC-technologie of via een QR-code. U heeft een betaalterminal of een kaartlezer gekoppeld aan een smartphone of tablet nodig, uw klant een smartphone met NFC-chip en een app die contactloze betalingen toelaat. Beschikbare apps zijn Payconiq, Apple Pay en Google Pay. Voor Apple Pay en Google Pay moet uw betaalterminal naast Bancontact ook Maestro-betalingen aanvaarden, voor Payconiq volstaat Bancontact.

Betalen zonder terminal

Ook zonder betaalterminal of kaartlezer kan u betalingen ontvangen via de smartphone. Wel moet u een unieke quick response code of QR-code hebben die uw klanten moeten scannen om af te rekenen. Die kan u verkrijgen via verschillende betaalproviders. Het gebruik van een smartphone, tablet of pc volstaat in dit geval, uw klant heeft enkel een smartphone nodig met een app die de code kan scannen. U bespaart hiermee ook de kost van een terminal – transactiekosten worden bij QR-betalingen trouwens wel aangerekend.

Alle betaalmogelijkheden

Wees u ervan bewust dat niet alle klanten per se een smartphone op zak hebben die betaalapplicaties heeft of QR-codes kan scannen. De jongere generatie is hier snel mee weg, maar de oudere generatie houdt het nog liever bij een cash- of kaartbetaling. Aangezien u toch sowieso elektronisch betalen moet aanbieden vanaf nu, is het dan ook beter te kiezen voor een terminal die alle mogelijkheden aanbiedt. Zo voldoet u aan ieders wensen.